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Warum Dokumente nicht dort sind, wo man sie braucht
Viele Unternehmen kennen das aus dem Alltag: Die Rechnung ist zwar gespeichert, aber niemand weiß auf Anhieb, wo. Der Vertrag liegt im DMS, der Vorgang im ERP, Anhänge im E-Mail-Postfach.
Operative Probleme | Auswirkungen auf Prozesse |
Dokumente sind abgelegt, aber nicht direkt mit dem Geschäftsvorgang verknüpft | Suchaufwand statt Produktivität |
Unterschiedliche Versionen kursieren parallel | Unnötiger Abstimmungsbedarf |
Papier und digitale Ablage existieren nebeneinander | Verzögerte Freigaben |
Das Problem ist meist nicht, dass Dokumente fehlen, sondern dass sie nicht im richtigen Moment verfügbar sind.
Infor IDM setzt genau hier an.
Dokumente sind direkt mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft und dort sichtbar, wo gearbeitet wird.
Wann lohnt sich IDM besonders?
IDM ist besonders sinnvoll, wenn
- Sie Altsysteme wie DocuWare oder easy archiv ablösen müssen
- Dokumente heute in mehreren Systemen liegen
- Prüfungen und Audits aufwendig sind
- Papierarchive bestehen
- Output-Prozesse nicht automatisiert sind
Mehr als Ablage: Wie Infor IDM Dokumente strukturiert steuert
Infor IDM ist kein reines Ablagesystem. Es bildet den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments ab: vom ersten Upload bis zur regelbasierten Archivierung oder Löschung.
Dokumente werden nicht isoliert gespeichert, sondern direkt mit den jeweiligen Geschäftsobjekten in Infor LN verknüpft – etwa mit Bestellungen, Rechnungen, Projekten oder Kunden.
Dadurch stehen Informationen genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden: im jeweiligen Kontext, zum richtigen Zeitpunkt und für die richtigen Personen.
Das verändert die Arbeitsweise grundlegend:
- Dokumente müssen nicht mehr gesucht werden
- Versionen sind eindeutig nachvollziehbar
- Informationen sind Bestandteil des Prozesses – nicht extern davon organisiert
Infor IDM schafft damit eine durchgängige Verbindung zwischen Dokument, Vorgang und Entscheidung.
Kontext statt Suche
Klare Versionen
Revisionssicherheit
Prozessintegration
Der Dokumenten-Lifecycle in IDM
Dokumente können automatisch aus ERP-Prozessen erzeugt, manuell hochgeladen, über Microsoft Outlook importiert, über das Word Add-In erzeugt, über Scan-Clients wie DocSys oder Ephesoft eingebracht oder über OCR-gestützte Capture-Lösungen klassifiziert werden.
IDM speichert Dokumente:
- Cloud-basiert oder lokal
- Versioniert
- Mit rollenbasierten Zugriffskontrollen
- Mit vollständiger Historie
Für viele Unternehmen entscheidend: revisionssichere Archivierung ohne paralleles Papierarchiv.
Über das Related Information Widget werden Dokumente direkt neben dem Geschäftsobjekt angezeigt: Bestellung, Rechnung, Kunde, Lieferant, Projekt.
Das ERP-System muss keine Details über das Dokument kennen – IDM verknüpft über gemeinsame Attribute.
IDM unterstützt:
- Routing
- Freigaben
- Statusverfolgung
- Versionierung
- Änderungsprotokoll
In Kombination mit Infor ION können Workflows produktübergreifend gesteuert werden.
Ein zentraler Bestandteil ist das Document Output Management.
Hier wird gesteuert:
Soll das Dokument per E-Mail versendet werden?
Soll es automatisiert archiviert werden?
Soll es über Enterprise Print gedruckt werden?
Wird eine Word-Vorlage genutzt?
Wird es an Drittsysteme übergeben?
Mit dem Microsoft Word Add-In lassen sich Vorgaben entwickeln, die ERP-Daten automatisch integrieren. Enterprise Print ermöglicht Cloud-basiertes Drucken an registrierten Standorten.
Wenn alte Dokumentenlösungen an ihre Grenzen kommen
Im Rahmen von Cloud-Migrationen wird IDM häufig zum Ersatz für Altsysteme wie DocuWare oder easy archiv, wenn bestehende Lösungen nicht mehr zur Zielarchitektur passen oder getrennt von ERP-Prozessen arbeiten.
Typische Szenarien:
- Dokumentenmigration aus DocuWare oder easy archiv
- Neudefinition von Dokumententypen
- Bereinigung gewachsener Strukturen
- Einführung revisionssicherer Archivierung
- Aufbau moderner Output-Prozesse
Was zunächst wie eine reine Systemablösung klingt, ist oft ein sinnvoller Neuanfang. Denn die Umstellung auf Infor IDM bietet die Chance, Dokumentenmanagement nicht einfach zu migrieren, sondern strukturell zu verbessern.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Infor IDM
Der größte Unterschied ist der Kontext: Dokumente hängen direkt am Vorgang. Eine Rechnung ist z. B. sofort an der Bestellung sichtbar. Das spart Suchzeit, reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen werden können.
Der technische Import ist meist gut beherrschbar. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Struktur:
- Welche Dokumenttypen werden gebraucht?
- Welche Alt-Daten sind noch relevant?
Hier entscheidet sich, ob man nur migriert oder die Chance nutzt, die Ablage wirklich zu verbessern.
Die klassische Ordnerlogik wird in IDM durch Dokumenttypen und Metadaten ersetzt.
Das bedeutet: weniger „Wo ist das abgelegt?“ und mehr „Zu welchem Vorgang gehört es?“.
In der Praxis ist das eine Umstellung, bringt aber deutlich mehr Klarheit.
IDM bringt Versionierung, Historie und Zugriffskontrollen bereits mit.
Wichtig ist die richtige Konfiguration:
Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen und Löschregeln müssen sauber definiert werden.
Erst dann erfüllt das System auch Prüfungsanforderungen.
Lösungen für Ihre Branche und Ihre Prozesse stellen wir Ihnen gerne vor. Sprechen Sie mit den Spezialisten für den Mittelstand.
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