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Was ist die Inception Phase?
Die Inception Phase ist die Startphase einer Infor Migration. Hier werden die Rahmenbedingungen für das Projekt festgelegt: Ziele, Scope, Rollen, Governance, Zeitplanung und Arbeitsweise.
Kurz gesagt:
In dieser Phase wird entschieden, wie das Projekt aufgesetzt wird – nicht nur fachlich, sondern auch organisatorisch.
Erst wenn diese Grundlage steht, kann die nächste Phase die Prozesse, Anforderungen und das Lösungsdesign sauber ausarbeiten.
Was am Ende vorliegen sollte
- ein abgestimmter Projektumfang
- eine klare Projektorganisation
- definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- ein belastbarer Projektplan
- eine abgestimmte Governance-Struktur
Warum ist die Inception Phase so wichtig?
Viele Migrationsprojekte geraten nicht deshalb unter Druck, weil die Umsetzung zu komplex ist. Die Probleme beginnen oft früher: Wenn Ziele zu grob formuliert sind, Verantwortlichkeiten offen bleiben oder der Scope zu optimistisch geschnitten wird, verlagern sich diese Punkte in die Folgephasen.
Deshalb behandeln wir die Inception Phase als Phase, in der wir den Projektrahmen aktiv absichern.
Typische Folgen eines schwachen Projektstarts
- der Scope ist zu unklar formuliert
- Fachbereiche arbeiten mit unterschiedlichen Annahmen
- Entscheidungen ziehen sich zu lange
- zusätzliche Anforderungen tauchen erst später auf
- Budget und Zeitplan geraten unter Druck
Welche Themen werden in der Inception Phase geklärt?
In der Inception Phase schaffen wir die Grundlage für die nächsten Projektphasen. Dazu gehören ein belastbarer Scope, eine klare Projektorganisation, abgestimmte Verantwortlichkeiten und ein Vorgehen, das auch übergreifende Themen wie Datenmigration oder Change Management früh einbindet.
Projektziele und Scope festlegen
Zu Beginn klären wir, welche Ziele mit der Infor Migration tatsächlich verfolgt werden und wie der Projektumfang sauber abgegrenzt werden kann.
Dabei betrachten wir zum Beispiel:
- Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Migration?
- Welche Bereiche, Standorte oder Gesellschaften sind betroffen?
- Welche Prozesse sind Teil des Projekts?
- Welche Themen gehören bewusst nicht in den ersten Scope?
Gerade dieser letzte Punkt ist wichtig. Ein Scope ist nur dann belastbar, wenn nicht nur enthaltene, sondern auch ausgeschlossene Themen klar benannt sind.
Projektorganisation aufbauen
Ein Infor-Migrationsprojekt braucht früh eine Struktur, die Entscheidungen möglich macht und Verantwortlichkeiten sauber verteilt.
Dazu gehören unter anderem:
- Projektleitung auf Kunden- und Partnerseite
- Verantwortliche pro Fachbereich oder LN-Paket
- Key User
- Ansprechpartner für übergreifende Themen
- klare Freigabe- und Eskalationswege
Ohne diese Struktur wird das Projekt schnell von Abstimmungsschleifen dominiert.
Zeitplanung und Ressourcen abstimmen
Ein Projektplan ist in dieser Phase noch nicht bis ins letzte Detail fertig. Aber er muss realistisch genug sein, um Verfügbarkeiten, Engpässe und Abhängigkeiten sichtbar zu machen.
Wichtige Fragen dabei:
- Wer arbeitet in welcher Rolle mit?
- Welche Ressourcen stehen intern tatsächlich zur Verfügung?
- Welche Phasen und Meilensteine sind kritisch?
- Wo gibt es Überschneidungen mit dem Tagesgeschäft?
Gerade in der diskreten Fertigung ist das relevant, weil Fachverantwortliche häufig nicht exklusiv im Projekt arbeiten, sondern parallel das operative Geschäft absichern müssen.
Governance und Arbeitsweise definieren
Wir definieren früh, wie im Projekt gearbeitet wird. Dazu gehören Entscheidungswege, Meeting-Strukturen, Dokumentation, Freigaben und die genutzten Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation.
Das sorgt vor allem in größeren Projekten für Klarheit, wenn mehrere Teilprojekte parallel laufen und unterschiedliche Teams auf denselben Informationsstand zugreifen müssen.
Typische Festlegungen betreffen:
- Regeltermine und Gremien
- Entscheidungs- und Freigabepfade
- Ablage und Versionierung
- Kommunikationskanäle
- eingesetzte Arbeitsmittel
Wie wird das Projekt organisiert?
In unseren Infor-Projekten trennen wir früh zwischen fachlichen Arbeitspaketen und übergreifenden Themen. Diese Struktur hilft, Verantwortlichkeiten klar zu halten und Schnittstellen besser zu steuern.
Vertikale Projektorganisation
Die vertikale Organisation orientiert sich an Fachbereichen oder LN-Paketen.
Typische Beispiele:
- Einkauf
- Logistik
- Fertigung
- Finance
- Service
Jeder Bereich braucht klare Verantwortliche, definierte Aufgaben und eine saubere Anbindung an die Gesamtprojektsteuerung.
Horizontale Projektorganisation
Zusätzlich strukturieren wir Themen, die über alle Fachbereiche hinweg wirksam sind. Dazu gehören in vielen Projekten:
- Datenmigration
- Dokumentenmanagement
- Change Management
- Kommunikationsstruktur
- übergreifende Governance
Unsere Projekterfahrung zeigt:
Viele Risiken entstehen nicht innerhalb eines einzelnen Fachbereichs, sondern an diesen Schnittstellen. Wenn Datenmigration oder Change Management nicht früh als eigenständige Steuerungsthemen behandelt werden, rächt sich das später.
Welche Risiken entstehen bei einer zu oberflächlichen Analyse?
Ein zentraler Teil der Inception Phase ist für uns die frühe Klärung von Risiken und offenen Annahmen. Dabei geht es um die Frage, welche Punkte den weiteren Projektverlauf konkret beeinflussen können.
| Risiko | Projektkontext | Auswirkung und Einordnung |
|---|---|---|
Unterschiedliche Sicht auf dieselben Prozesse | Ein typisches Muster aus Projekten: Mehrere Ansprechpartner beschreiben denselben Prozess unterschiedlich. Gründe dafür sind zum Beispiel:
| Wenn diese Unterschiede im Projektstart nicht sichtbar werden, baut das Projekt auf einem Prozessbild auf, das später korrigiert werden muss. |
Vergessene Anforderungen | Ein weiteres typisches Thema: Anforderungen oder Abhängigkeiten werden anfangs nicht genannt — nicht absichtlich, sondern weil sie im Alltag selbstverständlich wirken oder nur einzelnen Personen bekannt sind. | Das führt später zu Fragen wie:
Genau deshalb ist die Inception Phase so wichtig: Sie schafft nicht Vollständigkeit bis ins letzte Detail, aber sie macht kritische Lücken früh sichtbar. |
Scope-Erweiterungen und Change Requests | Dann müssen Themen nachträglich bewertet werden:
| Wenn Anforderungen erst spät auftauchen, entsteht fast immer Druck auf Zeitplan und Budget. Das lässt sich nicht vollständig vermeiden. Aber ein sauberer Projektstart reduziert die Zahl dieser Fälle deutlich. |
Wie geht es nach der Inception Phase weiter?
Inception
Wenn Rahmen, Scope und Organisation stehen, beginnt die fachliche und technische Vertiefung.
- Rahmen
- Scope
- Organisation
Elaboration
In der Elaboration Phase konkretisieren wir gemeinsam mit dem Kunden:
- Sollprozesse
- Fit-Gap-Betrachtungen
- Integrationen
- Datenstrategie
- Lösungsdesign
Die Qualität dieser nächsten Phase hängt stark davon ab, wie sauber das Projekt in der Inception Phase aufgesetzt wurde.
FAQ zur Inception Phase
Das Ziel der Inception Phase ist ein belastbarer Projektstart. Dazu gehören klare Ziele, ein definierter Scope, eine tragfähige Projektorganisation und eine Governance-Struktur, die Entscheidungen im Projekt absichert.
Neben Projektleitung und IT sollten auch die relevanten Fachbereiche, Key User und Verantwortliche für übergreifende Themen wie Datenmigration oder Change Management eingebunden werden.
Oft nicht wegen schlechter Umsetzung, sondern weil Anforderungen, Abhängigkeiten oder Scope-Grenzen zu Beginn nicht klar genug definiert wurden.
Die Inception Phase schafft den organisatorischen und inhaltlichen Rahmen. Die Elaboration Phase konkretisiert darauf aufbauend Prozesse, Anforderungen, Daten und Integrationen.
Nicht bis auf Konfigurationsebene. Aber tief genug, um Ziele, Scope, Rollen, Risiken und Projektlogik belastbar festzulegen.
Lösungen für Ihre Branche und Ihre Prozesse stellen wir Ihnen gerne vor. Sprechen Sie mit den Spezialisten für den Mittelstand.
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