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Was ist die Optimierungsphase?
Die Optimierungsphase beginnt nach der Produktivsetzung. Das System läuft im Tagesgeschäft, die Kernprozesse sind in Betrieb und die ersten Erfahrungen aus dem Echtbetrieb liegen vor. Genau in diesem Zeitraum wird sichtbar, welche Themen im Projekt bewusst zurückgestellt wurden und wo zusätzlicher Anpassungsbedarf besteht.
Die Optimierungsphase ist damit kein Nachlauf ohne Struktur, sondern ein geplanter Schritt, um aus einem produktiv gesetzten System eine belastbare und im Alltag gut nutzbare Lösung zu machen.
Dabei geht es typischerweise um:
- Stabilisierung von Prozessen
- Performance-Optimierungen
- Nachsteuerung bei Daten
- Verfeinerung von Schnittstellen
- Umsetzung von Anforderungen, die nicht Go-live-kritisch waren
- weitere funktionale Ausbaustufen
Warum ist die Optimierungsphase wichtig?
In Migrationsprojekten wird vor dem Go-live bewusst priorisiert. Nicht jede Anforderung muss in der ersten Ausbaustufe umgesetzt sein. Entscheidend ist, dass die operativ kritischen Prozesse stabil funktionieren. Themen mit geringerer Relevanz für den Start werden deshalb häufig in die Zeit nach der Produktivsetzung verschoben.
Im Echtbetrieb entsteht dann ein klareres Bild:
- Welche Abläufe funktionieren bereits stabil?
- Wo entstehen unnötige manuelle Schritte?
- Welche Daten müssen noch nachgezogen oder bereinigt werden?
- Wo sind Antwortzeiten oder Übertragungen verbesserungsfähig?
- Welche Anforderungen wurden im Projekt bewusst zurückgestellt?
Gerade in dieser Phase wird aus Projektsicht deutlich, dass Optimierung nicht nur technische Nacharbeit ist. Häufig geht es um Prozessdetails, Benutzerführung, Durchlaufzeiten und die Feinabstimmung zwischen ERP, Fachbereichen und angebundenen Systemen.
Welche Themen stehen in der Optimierungsphase im Mittelpunkt?
Nach dem Go-live zeigt sich im Tagesgeschäft, ob Prozesse unter realen Bedingungen genauso funktionieren wie in Tests und Schulungen. Manche Themen werden erst dann sichtbar, wenn mehrere Mitarbeiter parallel im System arbeiten, Sonderfälle häufiger auftreten oder Übergaben zwischen Bereichen unter Zeitdruck stattfinden.
Typische Aufgaben sind:
- Prozessschritte vereinfachen
- unnötige Schleifen reduzieren
- Ausnahmen sauber nachziehen
- Rückmeldungen aus den Fachbereichen auswerten
- wiederkehrende Fehlerursachen beseitigen
Gerade bei neuen Sollprozessen braucht es häufig eine Phase, in der Abläufe nicht grundlegend neu entworfen, aber spürbar nachgeschärft werden.
Ein weiterer typischer Schwerpunkt liegt auf Daten. Auch wenn die produktive Migration erfolgreich gelaufen ist, zeigt sich oft erst im Echtbetrieb, an welchen Stellen Stammdaten ergänzt, bereinigt oder anders strukturiert werden sollten.
Das betrifft zum Beispiel:
- unvollständige Stammdaten
- ergänzende Felder oder Merkmale
- konsistente Pflege neuer Datenstrukturen
- Daten, die für Folgeprozesse noch angepasst werden müssen
Diese Nacharbeit ist in vielen Projekten normal, vor allem wenn mit neuen Funktionen oder veränderten Prozesslogiken auch neue Anforderungen an die Datenpflege entstehen.
Performance-Themen werden häufig erst nach dem Go-live belastbar sichtbar. Solange ein System nur in Projekt- oder Testumgebungen genutzt wird, lassen sich reale Lastsituationen nur eingeschränkt abbilden.
In der Optimierungsphase werden deshalb unter anderem folgende Fragen relevant:
- Wo entstehen Verzögerungen in stark genutzten Prozessen?
- Welche Abläufe lassen sich beschleunigen?
- Gibt es Engpässe bei Datenübertragungen oder Hintergrundverarbeitung?
- Welche Einstellungen oder technischen Stellschrauben verbessern die Nutzbarkeit?
Gerade wenn mehrere Nutzer gleichzeitig auf dieselben Prozesse zugreifen, werden Performance-Themen schnell operativ relevant.
Auch Schnittstellen laufen nach dem Go-live häufig in eine Phase der Feinjustierung. Die technische Verbindung steht, aber im Echtbetrieb werden Details sichtbar, die in Tests nicht mit derselben Tiefe aufgetreten sind.
Typische Optimierungsthemen sind:
- schnellere Übertragungen
- zielgerichtete Fehlerbehandlung
- verbesserte Monitoring- und Kontrollmechanismen
- präzisere Abstimmung von Triggern und Übergabepunkten
Solche Anpassungen sind oft klein im Umfang, haben aber einen spürbaren Effekt auf Prozessstabilität und Anwenderakzeptanz.
In fast jedem Projekt gibt es Themen, die bewusst nicht in den ersten Go-live-Umfang aufgenommen werden. Der Grund ist meist nicht fehlende Relevanz, sondern die Priorisierung auf einen stabilen Produktivstart.
Typische Beispiele sind:
- Komfortfunktionen
- zusätzliche Auswertungen
- erweiterte Qualitäts- oder Prüfprozesse
- Prozessvarianten mit geringerer Startrelevanz
- organisatorische Feinjustierungen
Die Optimierungsphase ist der richtige Rahmen, um diese Themen geordnet umzusetzen — ohne den Druck der eigentlichen Produktivsetzung.
Wie geht es nach der Optimierungsphase weiter?
Nach der Optimierungsphase beginnt in vielen Unternehmen der geregelte Weiterentwicklungsmodus. Dann geht es nicht mehr primär um Stabilisierung, sondern um kontinuierliche Verbesserung, zusätzliche Funktionen, organisatorische Weiterentwicklungen und den langfristigen Ausbau der Infor-Landschaft.
Je nach Setup kann dieser Schritt in ein strukturiertes Application Management oder in einen laufenden Verbesserungsprozess übergehen.
FAQ zur Optimierungsphase
Häufig sind das Anforderungen, die für den Start nicht kritisch waren, zum Beispiel Komfortfunktionen, zusätzliche Auswertungen, erweiterte Prüfprozesse oder organisatorische Feinjustierungen.
Weil sich reale Lastsituationen, Nutzerzahlen und Prozessvolumina in Projekt- und Testumgebungen nur begrenzt abbilden lassen. Erst im Tagesgeschäft wird sichtbar, an welchen Stellen nachjustiert werden sollte.
Ja. Auch nach einer erfolgreichen Migration zeigt sich häufig, dass Daten ergänzt, bereinigt oder in ihrer Pflege weiter vereinheitlicht werden müssen.
Die Hypercare dient der direkten Stabilisierung nach dem Go-live und fokussiert sich auf schnelle Unterstützung im Echtbetrieb. Die Optimierungsphase geht darüber hinaus und setzt gezielte Verbesserungen an Prozessen, Daten, Performance und Funktionen um.
Lösungen für Ihre Branche und Ihre Prozesse stellen wir Ihnen gerne vor. Sprechen Sie mit den Spezialisten für den Mittelstand.
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